6 Dicas para implementar a Gestão de Documentos e Informações, em tempos de crise

 

gestão de documentos

As empresas brasileiras terão que planejar seus próximos passos de forma rápida, ao menor custo possível e com a maior efetividade. Esta condição deverá ser norteada por informações precisas e que estejam disponíveis no menor tempo possível para as pessoas certas.

Sendo assim, investir na implementação de um processo de EIM – Enterprise Information Management é condição imperiosa. De acordo com o vice-presidente de pesquisa da Gartner, Tony Bell “mais de 50 por cento das grandes implementações de projetos de EIM falham e nada mais que cerca de seis meses são envolvidos com a escolha dos fornecedores e planejamento.” (Fonte: http://news.cnet.com/8301-13505_3-10357858-16.html).

Com uma estatística tão agressiva, é fundamental que um projeto que visa economizar em custos e aumentar a produtividade do usuário reduzindo o uso de papel e criando um repositório digital de todos os conteúdos para um compartilhamento mais fácil entre os usuários, não termine em frustração resultando em sistema não-utilizável, ​​que agora armazenam tudo, mas é uma ferramenta lenta e complexa para o uso diário, diante disso, vejam algumas dicas importantes que tendem a aumentar as chances de sucesso.

1- Identifique na sua empresa, ou contrate no mercado, alguém com conhecimentos técnicos de gestão de projetos, tecnologia da informação e processos, para assumir a gestão do projeto de EIM.
Ele será responsável por conduzir o planejamento, a gestão das fases do projeto, a identificação e seleção de fornecedores de tecnologia e serviços que serão contratados.
Deve ser bom em relacionamentos e, se possível, detentor de uma boa visão geral e bom entendimento dos processos do negócio.

2- Comece avaliando as necessidades do negócio como um todo e identifique os processos mais críticos ou seja, aqueles que oferecem riscos de perdas ou podem fazer a diferença nos resultados, caso sejam revisados e automatizados. Escolha, não mais do que três, que terão maior visibilidade para toda a empresa como apresentação de resultado positivo para iniciar a implementação do processo de EIM.

3- O EIM permeia os processos desde a criação de um registro informacional, como um e-mail para o seu cliente ou fornecedor, até a assinatura de um contrato ou acordo.
Duas fases são as mais críticas e concentram-se, a saber, na aquisição do software de EIM, que deverá conter os componentes (de captura – OCR ou ICR-, repositório, processo / workflow, compliance, segurança dinâmica, e-discovery etc.), que serão necessários e na definição de quais informações deverão residir no repositório corporativo.
Conte com os gerentes de negócios, nesta última tarefa, pois isto evitará conteúdos que não servirão a nenhum propósito e serão hostis para os usuários finais.

4- A escolha da solução adequada é aquela que atenderá às necessidades mínimas para iniciar o projeto, mas é fundamental que seja escolhida como aquela que vai garantir escalabilidade para atender às necessidades futuras da sua empresa e sem necessidade de ter que migrar para outra solução em face de crescimento corporativo.

5- Faça uso das Best Practices Solution, ou seja, conheça e opte por aplicar soluções maduras que são robustas, escaláveis e confiáveis, tanto sob o ponto de vista da tecnologia, quanto das metodologias de gestão de informação.

6- Invista em treinamentos dos usuários e em processos de gestão de mudanças para que todos usufruam ao máximo dos benefícios auferidos e contaminem outros na organização a utilizarem.

 

Rosália Paraíso Matta de Paula
Relacionamento com mercado
Gamarra Tecnologia

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Gestor

Paulo de Vasconcellos Filho, 67 anos, atua como Consultor há 43 anos orientando processos de Planejamento Estratégico em 378 empresas de pequeno, médio e grande porte, que atuam nos mais diversos setores. Publicou seis livros sobre Planejamento Estratégico, sendo o primeiro em 1979 e o mais recente publicado pela Editora Campus, com o título “Construindo Estratégias para Vencer!”

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